Firmenumzug-Zeitplan: Was wann passieren muss – mit IT-Umzug

Ein Firmenumzug scheitert selten am Transport. Er scheitert an Kleinigkeiten, die zu spät angefasst werden: Der Internetanschluss am neuen Standort ist noch nicht geschaltet, die Halteverbotszone fehlt, niemand weiß, welcher Schreibtisch in welchen Raum gehört. Am Montag sitzt das Team dann zwischen Kartons und kann nicht arbeiten.

Dieser Zeitplan zeigt Ihnen, was wann erledigt sein muss – vom Mietvertrag bis zum ersten Arbeitstag. Er richtet sich an Büros, Praxen und kleine bis mittlere Betriebe in Mannheim, Heidelberg und der Rhein-Neckar-Region. Die Aufgaben als Abhakliste finden Sie in unserer Firmenumzug-Checkliste. Hier geht es um die richtige Reihenfolge.

6 bis 12 Monate vorher: Entscheidung und Mietverträge

• Alten Mietvertrag prüfen: Gewerbemietverträge laufen oft fest über mehrere Jahre und enden nicht einfach nach drei Monaten. Prüfen Sie Laufzeit, Kündigungsfrist und Rückbaupflichten, etwa für Trennwände, Böden oder Kabelkanäle.
• Neue Fläche planen: Wie viele Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Lagerflächen, Serverraum? Lassen Sie sich einen Grundriss mit Maßen geben.
• Verantwortliche Person benennen: Eine Person hält alle Fäden in der Hand und ist für Umzugsfirma, IT und Vermieter der feste Ansprechpartner.
• Budget grob festlegen: Umzug, IT, neue Möbel, doppelte Miete in der Übergangszeit, Renovierung der alten Fläche.

3 bis 4 Monate vorher: Dienstleister und Technik

Jetzt fallen die Entscheidungen mit dem längsten Vorlauf.

• Internet und Telefon bestellen: Ein Geschäftsanschluss am neuen Standort braucht oft mehrere Wochen, bei Glasfaser oder Neubau auch länger. Klären Sie, ob Ihre Rufnummern mitgenommen werden können.
• Umzugsfirma auswählen: Lassen Sie die Fläche besichtigen – vor Ort oder per Video – und holen Sie einen schriftlichen Festpreis ein. Klären Sie, wer Möbel ab- und aufbaut und wer die Technik verkabelt.
• IT-Dienstleister einbinden: Server, Netzwerk und Telefonanlage gehören in die Hände Ihrer IT. Legen Sie gemeinsam fest, wann abgeschaltet und wann am neuen Standort wieder hochgefahren wird.
• Termin festlegen: Ein Umzug ab Freitagnachmittag und über das Wochenende hält den Ausfall gering. Was dabei zu beachten ist, steht in unserem Artikel zum Wochenendumzug.

6 bis 8 Wochen vorher: Team, Akten und Zufahrt

• Mitarbeitende informieren: neuer Arbeitsweg, Parkmöglichkeiten, Zeitplan, wer was packt. Je früher alle Bescheid wissen, desto weniger Fragen am Umzugstag.
• Belegungsplan erstellen: Jeder Raum im neuen Grundriss bekommt eine Nummer, jeder Arbeitsplatz einen Namen. Dieser Plan ist später die Grundlage für die Beschriftung jedes Kartons.
• Ausmisten: Alte Akten, defekte Geräte und überzählige Möbel müssen nicht mit. Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung. Tipps für den sicheren Transport stehen im Ratgeber Aktenumzug sicher vorbereiten.
• Zufahrt sichern: Halteverbotszonen an beiden Adressen beantragen, Aufzug bei der Hausverwaltung reservieren, Ladezeiten klären. Liegt Ihr Büro in der Mannheimer Innenstadt, finden Sie alle Fristen im Ratgeber zum Umzug in den Quadraten.

Der IT-Umzug: der kritische Pfad

In den meisten Firmen hängt am ersten Arbeitstag alles an der Technik. Planen Sie den IT-Teil deshalb als eigenes kleines Projekt:

1. Inventar: Liste aller Geräte mit Standort, Arbeitsplatz und Anschlüssen.
2. Datensicherung: vollständiges Backup vor dem Abschalten – und prüfen, ob es sich wiederherstellen lässt.
3. Beschriften: Jedes Kabel, jeder Rechner und jeder Monitor bekommt die Nummer des neuen Arbeitsplatzes.
4. Netz vorab testen: Am neuen Standort sollten Internet, WLAN und Netzwerkdosen vor dem Umzugstag funktionieren.
5. Transport: Rechner, Monitore und Drucker werden gepolstert und getrennt von schweren Möbeln transportiert.
6. Testlauf: Am Sonntagabend oder Montagmorgen prüft jede Abteilung kurz, ob alles läuft.

Wir transportieren Ihre Hardware sicher und stellen sie am richtigen Platz ab. Die Konfiguration von Servern und Netzwerk übernimmt Ihr IT-Dienstleister.

2 Wochen vorher: Packen mit System

• Umzugskartons bestellen – wir liefern sie auf Wunsch über unsere Umzugskartons-Lieferung (gesondert berechnet).
• Jeder Mitarbeitende packt seinen Schreibtisch selbst, dazu ein Karton pro Person für Persönliches.
• Farbsystem: eine Farbe pro Etage oder Abteilung, dazu Raum- und Platznummer aus dem Belegungsplan.
• Gemeinschaftsräume wie Küche, Archiv und Lager bekommen eine verantwortliche Person.
• Möbel, die zerlegt werden müssen, im Angebot aufführen lassen. Ab- und Aufbau übernimmt unser Montageservice.

Die Umzugswoche: Ablauf über ein Wochenende

So sieht ein typischer Ablauf für ein Büro mit 10 bis 30 Arbeitsplätzen aus:

• Dienstag: Die Halteverbotsschilder stehen – mindestens drei volle Tage vor dem Umzug.
• Donnerstag: letzte Abstimmung mit der Umzugsfirma, Backup läuft.
• Freitag ab Mittag: Schreibtische leeren, IT fährt herunter, Geräte werden verpackt.
• Samstag: Transport und Möbelaufbau nach Belegungsplan.
• Sonntag: IT schließt an, Testlauf, Kartons stehen an den richtigen Plätzen.
• Montag: Das Team arbeitet und packt nebenbei aus.

Größere Betriebe ziehen oft in Etappen um, Abteilung für Abteilung. Wie das ohne Stillstand gelingt, beschreibt unser Ratgeber Büroumzug ohne Betriebsunterbrechung.

Nach dem Umzug: Wen Sie informieren müssen

• Gewerbeamt: Bei einem Umzug innerhalb der Stadt melden Sie das Gewerbe um. Ziehen Sie in eine andere Gemeinde, melden Sie es am alten Ort ab und am neuen an.
• Finanzamt: neue Anschrift mitteilen. Wechselt der Bezirk, wird ein anderes Finanzamt zuständig.
• Handelsregister: Eingetragene Unternehmen melden die neue Geschäftsanschrift. Zieht die Firma in eine andere Gemeinde, ändert sich meist auch der Sitz laut Satzung – dann ist zusätzlich eine Satzungsänderung nötig.
• Kammern und Partner: IHK oder Handwerkskammer, Berufsgenossenschaft, Banken, Versicherungen, Lieferanten und Kunden.
• Außenauftritt: Impressum, Google-Unternehmensprofil, Briefpapier, Rechnungsvorlagen, E-Mail-Signaturen.
• Post: Nachsendeauftrag für mindestens sechs Monate.

Was ein Firmenumzug kostet

Die Kosten hängen von Fläche, Zahl der Arbeitsplätze, Aktenmenge, Möbelmontage, Stockwerken und Zufahrt ab. Ein Pauschalpreis pro Quadratmeter sagt deshalb wenig aus. Welche Posten typischerweise anfallen, zeigt unsere Seite Firmenumzug Kosten.

Den verbindlichen Preis bekommen Sie nach einer kostenlosen Besichtigung schriftlich als Festpreis. Für eine erste Orientierung bei kleineren Büros können Sie auch unseren Umzugskosten-Rechner nutzen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Firmenumzug planen?

Bei kleineren Büros reichen oft drei Monate. Bei mehr als 20 Arbeitsplätzen oder eigener Serverinfrastruktur sollten Sie sechs Monate und mehr einplanen. Den frühesten Termin bestimmen meist der alte Mietvertrag und der Internetanschluss am neuen Standort.

Kann der Betrieb während des Umzugs weiterlaufen?

Ja, wenn über das Wochenende oder in Etappen umgezogen wird. Mit einem guten Belegungsplan und vorab getesteter Technik kann das Team am Montag am neuen Standort weiterarbeiten.

Wer baut die IT ab und wieder auf?

Den Transport von Rechnern, Monitoren und Druckern übernimmt die Umzugsfirma. Abschalten, Anschließen und Konfigurieren von Servern und Netzwerk gehört zu Ihrem IT-Dienstleister. Stimmen Sie beide Zeitpläne vorher miteinander ab.

Muss ich für den Firmenumzug eine Anzahlung leisten?

Bei DEKA nicht. Sie erhalten vorab einen schriftlichen Festpreis und bezahlen erst nach getaner Arbeit, bar oder per Überweisung.